仕事を進めるうえで、私が大切にしていること

仕事をしていると、「この人とは仕事が進めやすいな」と感じることもあれば、考え方や進め方の違いに戸惑うこともあります。

もちろん、全員と同じやり方で仕事をするのは難しいものです。だからこそ私は、相手を自分のやり方に合わせてもらうより、目的を共有して、お互いが動きやすい進め方を考えることを大切にしています。

仕事の進め方で大切にしていること

個人的には、次のような状態を目指しています。

• 作業を仕組み化し、自分が毎回つききりにならなくても回るようにする
• 個々の作業だけでなく、全体の流れや目的を踏まえて判断する
• 改善や効率化を進めるときも、セキュリティや安全性を置き去りにしない
• 日々の定型作業は効率化しつつ、ときには新しい方法にも挑戦する
• 新しさだけを追わず、安定して繰り返し使える仕組みも大切にする

効率化は、単に作業時間を短くすることではありません。作業の抜け漏れを減らし、担当者が変わっても同じ品質で続けられる状態をつくることも含めて考えています。

予定と依頼は、早めに動かす

予定には余白を持たせる

業務では、問い合わせや障害など、予定外の対応が発生します。そのため、予定を常に埋めきるのではなく、状況に応じて計画の6〜8割程度に収め、対応できる余地を残すよう意識しています。

どうしても予定を埋めて進める必要がある場合は、担当者が対応できなくなったときに備えて、代わりに状況を把握できる人や引き継ぎ方法を考えておきます。

次の作業だけでなく、その先も考える

目の前のタスクを終わらせるだけでなく、その次に何をするか、さらにその後にどんな確認や調整が必要かも考えます。

先の作業を少し想像しておくと、後になって前提の違いや準備不足に気づき、終わった作業をやり直す可能性を減らせます。

相手待ちになりそうなことは、早めに共有する

他の人の確認や判断が必要な作業は、依頼した直後に対応してもらえるとは限りません。必要な情報、希望する期限、なぜその期限なのかを整理して、できるだけ早く相談します。

また、すぐに正式な依頼ができない段階でも、後から関係しそうな人には早めに状況を共有しておくと、急な依頼や認識違いを減らせます。

見積もりと試作を使い分ける

不確かな点が多いときは、長時間考え続けるより、小さな試作品（プロトタイプ）を作って確かめたほうが、早く判断できる場合があります。

ただし、試作は見積もりや事前確認の代わりになるとは限りません。影響が大きい作業や、関係者との合意が必要な場合は、必要な確認を行ったうえで進めます。

相手に合わせて伝え方を変える

言葉だけでは伝わりにくい内容は、図や画面イメージにして共有します。また、相手の知識や状況に応じて説明の詳しさを変えます。

• 初めて関わる人には、目的や背景から説明する
• すでに事情を把握している人には、変更点や判断が必要な点を中心に伝える

同じ説明を全員に同じ長さでするのではなく、相手が判断・行動するために必要な情報を届けることを意識しています。

私にとって、時間はコストであると同時に、よりよい仕事に使える大切な資源です。自分だけでなく、相手の時間も尊重したいと思っています。

すれ違いを減らすために意識したいこと

仕事の進め方が合わないと感じたとき、相手個人の性格だけを理由にするのではなく、進め方や共有の仕方を見直せることもあります。たとえば、次のような点です。

• 見積もりの前提を共有する
  余裕を見込むこと自体は大切です。どの作業やリスクを含めた見積もりなのかを共有すると、関係者も計画を立てやすくなります。
• 依頼には背景と期限を添える
  相手の予定を尊重し、何をいつまでに必要としているのか、期限の理由もあわせて伝えます。レビューやトラブル対応を依頼するときも、状況が切迫する前に相談できると、お互いに選択肢を持てます。
• 困っていることは、早めに知らせる
  一人で抱え込まず、どこで止まっているのか、何を試したのかを共有します。AIなどのツールも、使うこと自体を目的にせず、複雑さや確認コストが増えていないかを見ながら活用します。
• フィードバックの目的を確認する
  指摘を受けたときは、人格の否定と決めつけず、成果物をよくするための情報として受け止めるようにしています。伝える側も、何を改善したいのかを具体的に説明することが大切です。
• 失敗を避けるだけでなく、影響を管理する
  新しいことを試すときは、起こりうるリスクや戻し方を考えておきます。安心して試せる範囲をつくることが、経験を積み、次の改善につなげる助けになります。
• 目的と作業を結びつける
  作業をこなすことだけが目的になっていないか、何を実現するための作業なのかをときどき確認します。
• 細部に入る前に全体像を確認する
  細かな実装や表現を詰める前に、目的や仕組み全体に合っているかを見ます。全体の方向が定まってから細部を整えるほうが、手戻りを抑えやすくなります。
• 自分の考えを、相手に伝わる形にする
  頭の中の前提を省略すると、相手が推測して補うことになります。結論、理由、前提を整理し、認識が合っているかを確認します。

自分の得意分野について考える

以前、自分は何が得意なのだろうと考えたことがあります。ひとつの分野に絞った強みは、すぐには思い浮かびませんでした。

一方で、未経験の仕事でも、まずは面白がって取り組み、必要なことを学びながら工夫するのは好きです。いろいろな仕事に関わってきた経験から、開発、デザイン、運用など、異なる立場の話をつなげて考えられることは、自分の持ち味のひとつかもしれません。

もちろん、何でも一人でできるという意味ではありません。わからないことを学ぶときに、自分の理解だけを先に進めてしまい、相手の理解のペースを置き去りにしないよう気をつけたいと思っています。

うまくいかなかった経験や、運用で見つけた不便さは、改善のきっかけになります。状況や相手の意図を想像しながら、関係する人みんなにとってよい結果になる方法を探したい。そんなふうに、成果が続いていく仕事を、同じような考え方を持つ人たちとつくっていけたらと思います。